Page History

...

Voorraadbeheer-interface

Stock management is essential from the moment you start selling products whose quantity is depleting at each sale.
In order to assert if you need PrestaShop's advanced stock management feature, read this chapter's "General concepts": http://doc.prestashop.com/display/PS16/General+Concepts.

Stock management within PrestaShop runs through several screens, and can use one of two levels.

These levels are:

...

Voorraadbeheer is belangrijk vanaf het moment dat u begint met het verkopen van producten waarvan de voorraad op kan raken.
Om te bepalen of u behoefte hebt aan het gebruik van PrestaShop's voorraadbeheer, kunt u het vorige hoofdstuk raadplegen: Algemene concepten.

Voorraadbeheer binnen PrestaShop is zichtbaar op verschillende schermen en kan op één van de twee niveaus worden gebruikt.

Deze niveaus zijn:

...

• Geen voorraadbeheer: er is geen producthoeveelheid, PrestaShop gaat er vanuit dat de voorraad van een product oneindig is. Gebruik dit als u enkel virtuele producten verkoopt (bestanden, services, etc.).
• Simple stock management: for every product you sell, you can indicate the currently available quantity (including product combinations). Use this if you have few products or a simple storing location.
• Advanced stock management: for every product you sell (and its combinations), you can indicate where the available quantity is located in an unlimited number of warehouses (with varying carriers and valuation methods). You can also see your stock movements, the current status of your stock, you stock coverage, and you can place an order to your product suppliers.

These screens are:

• Preferences > Products > Products stock: this is where you enable the feature.
  • Enable stock management. This option gives you access to basic stock management options and features: you can set the current quantity of product, and have PrestaShop lower it for each order, and "re-stock" for each canceled or returned order. By default you should leave this feature enabled, as disabling it affects the entire inventory management of your shop. Only if you do not have any physical inventory should you disable it – for instance, if you only have virtual products.
  • Enable advanced stock management. Another little option which has major implications: it adds a new menu called "Stocks", which makes it possible to manage very precisely your stock, on a per-warehouse basis if necessary. You can see all the details about your stock: movement, coverage, re-stocking orders, etc. You can read more about PrestaShop's advanced stock management feature in the "Managing Stock" chapter of this guide.
  • New products use advanced stock management. If enabled, new products will automatically use the advanced stock management feature. The default warehouse is the one indicated in the next option.
  • Default warehouse on new products. If new products use the advanced stock management feature, you have to indicate their default warehouse here.
• Catalog > Products > product's page: one to two tabs are added to the creation/edition page of a product.
  
  •  Quantities:
    • In Simple mode: you can manually indicate the quantity of each product.
    • In Advanced mode: quantities are handled from PrestaShop's "Stock" menu.
  • Warehouses: in Advanced mode, you can indicate the location of a product or is combinations within a warehouse.
• Stock: in Advanced mode, you can make use of all the stock management pages (warehouse creation, stock movement, stock status, stock coverage, supplier order).

The following section describe these pages one by one.

Stock management from the product sheet

• Basisvoorraadbeheer: voor elk product dat u verkoopt, kunt u aangeven wat de huidige beschikbare hoeveelheid is (inclusief productcombinaties). Gebruik dit als u niet zoveel producten hebt of een eenvoudige opslaglocatie.
• Geavanceerd voorraadbeheer: voor elk product dat u verkoop (en de bijbehorende combinaties), kunt u aangeven waar de beschikbare hoeveelheid gevonden kan worden in een onbeperkt aantal magazijnen (met verschillende vervoerders en taxatiemethoden). U kunt ook uw voorraadverplaatsing inzien, de huidige voorraadstatus, uw voorraaddekking en u kunt een leveranciersbestelling plaatsen.

Deze schermen zijn:

• Instellingen > Producten > Producten voorraad: dit is waar u de feature inschakelt.
  • Schakel voorraadbeheer in. Deze optie geeft u toegang tot de opties en functies die horen bij het basisvoorraadbeheersysteem: u kunt de huidige hoeveelheid van een product instellen en PrestaShop deze laten verlagen bij elke bestelling, en het product weer op voorraad brengen zodra de bestelling wordt geannuleerd of terug is gestuurd. Standaard moet u deze functie ingeschakeld laten, omdat het uitschakelen het gehele voorraadbeheersysteem van uw winkel beïnvloedt. Als u geen fysieke voorraad hebt moet u de functie uitschakelen – bijvoorbeeld als u alleen virtuele producten verkoopt.
  • Schakel geavanceerd voorraadbeheer in. Een andere optie met veel mogelijkheden: het voegt een nieuwe menu toe genaamd "Voorrraad". Hiermee wordt het mogelijk om uw voorraad nauwgezet te beheren, zelfs per magazijn als dat nodig is. U kunt alle informatie over uw voorraad bekijken: verplaatsing, dekking, leveranciersbestellingen, etc. U kunt meer te weten komen over deze functie in hoofdstuk Geavanceerd voorraadbeheer.
  • Nieuwe producten gebruiken het geavanceerde voorraadbeheer. Als dit is ingeschakeld, dan gebruiken nieuwe producten geavanceerd voorraadbeheer. Het standaardmagazijn in het magazijn dat wordt ingesteld in de volgende optie.
  • Standaard magazijn voor nieuwe producten. Als nieuwe producten gebruik maken van geavanceerd voorraadbeheer, dan moet u hier het standaardmagazijn opgeven.
• Pagina "Catalogus > Producten > productpagina": één á twee tabbladen wordt toegevoegd aan de bewerkingspagina van een product.
  
  • Hoeveelheden:
    • In de standaardmodus: u kunt handmatig het aantal van elk product instellen.
    • In geavanceerde modus: hoeveelheden worden door het menu "Voorraad" afgehandeld.
  • Magazijnen: in de geavanceerde modus kunt u de locatie van producten aangeven of de combinaties daarvan in een magazijn.
• Voorraad: in de geavanceerde modus kunt u gebruik maken van alle voorraadpagina's (magazijnen toevoegen, voorraadverplaatsing, voorraadstatus, voorraaddekking en leveranciersbestellingen).

De volgende sectie beschrijft deze pagina's één voor één.

Voorraadbeheer op de productpagina

Aantallen beheren

When the "Enable stock management" option is enabled (in the "Preferences > Products" page), all the products get a new tab in their administration page, called "Quantities". This clear and simple interface enables you to manage the available quantities for sale on your shop(s) for a given product, and any potential combination.

With only this option enabled, you can manage the product quantities for individual products, one by one.

If you prefer to have all your product quantities managed directly from PrestaShop's advanced stock management feature rather than on a product basis, you have to enable another option from the "Preferences > Products" page: "Enable advanced stock management".

Image Removed

The "Quantity" tab opens with an explanatory section, which we urge you to fully read. That section is followed by the quantities management interface itself, which opens with three options:

• I want to use the advanced stock management system for this product.
• The available quantities for current product and its combinations are based on stock in your warehouses.
• I want to specify available quantities manually.

By default, the third option is ("I want to specify available quantities manually") is enabled. As long as you haven't check the first option ("I want to use the advanced stock management system for this product"), quantities are managed the same way they were in version 1.4 of PrestaShop, which means that you have add the quantities manually, and PrestaShop will remove quantities for each sale.

If you'd rather synchronize the available quantities with your warehouse stock (or that of several warehouses), you have to change the quantities management method:

1. Check the "I want to use the advanced stock management system for this product" box in order the change method.
2. This makes the second option, "Available quantities for current product and its combinations are based on stock in the warehouses", finally available. Select it in order to synchronize the available quantity for this product with your warehouse stock.

As soon as you have selected the second option, the table's "Quantity" column cannot be edited anymore: quantities are now directly handled from the advanced stock management feature rather than from each product's "Quantities" tab.

The rest of the tab explained in the "Managing the Catalog" chapter of this guide.

Supplier management

You can now set more than one supplier for a given product. For each supplier associated to a product, you can set the supplier's reference number and a default purchase price for that product as well as its combination. This information is used when making an order to the supplier.

Image Removed

Warehouses management

If advanced stock management is enabled, a "Warehouses" tab appears in the product sheet, where you can indicate which warehouse(s) the product and each of its combinations can be stored in. You can even indicate the location for the product and its combinations.

Image Removed

You must first create at least one warehouse (see below) before associating a product to it and setting the product location in it. This step is essential: it is important to at least set one warehouse in which a product can be stored. This will have considerable impact on the order preparation in the multi-shipping context.

Warehouses management

The advanced stock management feature makes it possible to create one or more warehouses. In order to create one, go to the "Warehouse" page under the "Stock" menu.

Image Removed

Once you start creating a new warehouse, you must fill in the following fields:

• Reference and Name. The warehouse's unique reference identifier and name. Make sure to use something recognizable: you must be able to easily differentiate to warehouses from a drop-down list.
• Address, Postcode/Zip Code, City and Country. The warehouse's physical address. This information will be used on the purchase order to suppliers.
• Manager. A person in charge of the warehouse, chosen among your shop's registered employees. If the employee's account is not yet created, you must create it first.
• Carriers. The carriers who you authorize for orders shipping from this warehouse. Maintain the "Shift" key pressed while clicking to select more than one carrier.
• Management type. A method of accounting valuation, based on your country's regulations. See the "Stock management rules" part of this chapter for more information.
• Stock valuation currency. A valuation currency for this warehouse's stock (among the registered currencies).

Be careful of the carriers you choose to authorize, as this will a huge impact on the order preparation in the multishipping scenario.

Image Removed

In the situation where you manage more than one shop, you will also have to associate each shop to one or more warehouses. This enables you to set from which warehouse the client orders for a given shop can be sent.

Once the warehouse has been created, you are taken back to the list of warehouses. Click the "View" icon on the right of its row to access a bird's eye view of its information, including the references of all the products stored in it, the sum of all the available quantities, a global accounting valuation, details of the stored products, and the history of the stock movements for that warehouse.

Image Removed

Each warehouse page also contains two links at the bottom:

• See product details. Takes you to the warehouse's "Instant Stock Status" page.
• See warehouse's activity details. Takes you to the warehouse's "Stock Movement" page.

Stock management

Now that you have created one or more warehouses, you have to set stock for each of them. To that end, go to the "Stock Management" page under the "Stock" menu.

Image Removed

All available products from your catalog are listed in this interface. If you have any combination of product, you can manage them from the "Details" action.

In your daily activities, you can use this interface in order to manually:

• Add stock. This button adds stock for a specific product in a given warehouse.
• Remove stock. This button removes stock for a specific product in a given warehouse.
• Transfer stock. This button transfers stock from one warehouse to another.

Image Removed

The last two actions only appear if there already is some stock of the chosen product in any warehouse.
The "Transfer stock" only appears if you have at least two registered warehouses.

Adding stock to a warehouse

To add more stock to a product, use the "Add stock" action (up arrow) for said product or product combination. A new page opens, containing a form where the most important information is displayed in order to help you identify a product with certainty (reference, EAN13 and UPC code, and name). This information cannot be changed from this form, therefore it is grayed out.

Image Removed

You must then set:

• Quantity to add. This must be a positive number. You cannot remove stock by using a negative number.
• Usable for sale?. Whether that quantity of stock is usable for sale, or simply stored until you make a decision about it. In the second case, it is considered "reserved".
• Warehouse. The warehouse where the stock is to be added. The form lets you add product stock to only one warehouse at a time. If you need to add stock for this product in more than one warehouse, you must make the entire adding process again for each warehouse.
• Unit price (tax excl.). The unit price for the product at the time of the addition. This is for valuation purpose.
• Currency. The currency of the unit price. If the currency is not available, you can create one from the "Currencies" page, under the "Localization" menu, or import from the "Localization" page under the "Localization" menu, by importing the localization pack of the country whose currency you want to use.
• Label. A label for the stock movement that you are generating, for future reference. This is purely informational.

Removing stock from a warehouse

Als de optie "Schakel voorraadbeheer in" is ingeschakeld (de pagina "Instellingen > Producten"), dan krijgen alle producten een nieuw tabblad, met de naam "Aantallen" op de administratiepagina's. Deze simpele en duidelijke interface maakt het mogelijk om de beschikbare hoeveelheden voor verkoop in uw winkel in te stellen voor een specifiek product of een productcombinatie.

Met alleen deze optie ingeschakeld, kunt u de aantallen voor losse producten instellen.

Als u liever hebt dat de producthoeveelheden direct beheerd worden door PrestaShop's geavanceerde voorraadbeheer in plaats van per product in te stellen, dan moet nog een optie inschakelen op de pagina "Producten" onder het menu "Instellingen": "Schakel geavanceerd voorraadbeheer in".

Image Added

Het tabblad "aantallen" opent een nieuwe sectie. Deze sectie wordt gevolgd door de interface om hoeveelheden te beheren. Deze heeft drie opties:

• Ik wil het geavanceerde voorraadbeheersysteem inschakelen voor dit product.
• De beschikbare hoeveelheden voor het huidige product en zijn combinaties zijn gebaseerd op de voorraad in uw magazijn.
• Ik wil de beschikbare hoeveelheden handmatig invoeren.

Standaard is de derde optie ("Ik wil de beschikbare hoeveelheden handmatig invoeren") ingeschakeld. Zolang u de eerste optie niet hebt aangevinkt ("Ik wil het geavanceerde voorraadbeheersysteem inschakelen voor dit product"), worden hoeveelheden op dezelfde manier behandeld als in versie 1.4 van PrestaShop, wat betekent dat u de hoeveelheden handmatig moet bijhouden en PrestaShop verwijderd hoeveelheden bij elke verkoop.

Als u de beschikbare hoeveelheden liever synchroniseert met de voorraad in uw magazijn (of dat van meerdere magazijnen), dan moet u het voorraadsysteem veranderen:

1. Vink de checkbox "Ik wil het geavanceerde voorraadbeheersysteem inschakelen voor dit product" aan om de methode te wijzigen.
2. Dit maakt de tweede optie, "De beschikbare hoeveelheden voor het huidige product en zijn combinaties zijn gebaseerd op de voorraad in uw magazijn", eindelijk beschikbaar. Selecteer deze om de beschikbare hoeveelheid voor dit product te synchroniseren met de productvoorraad in uw magazijn.

Zodra u de tweede optie hebt geselecteerd, kan de kolom "Aantal" niet meer worden aangepast: hoeveelheden worden nu vanuit het geavanceerde voorraadbeheersysteem beheerd, in plaats van het tabblad "Aantallen".

De rest van het tabblad wordt uitgelegd in hoofdstuk De catalogus beheren.

Leveranciersbeheer

U kunt nu meer dan één leverancier instellen voor een product. Voor elke leverancier die gekoppeld is aan een product, kunt u het referentienummer van de leverancier en een standaardinkoopprijs voor dat product opgeven; ook voor de combinatie. Deze informatie wordt gebruikt wanneer er een leveranciersbestelling wordt geplaatst.

Image Added

Magazijnbeheer

Als geavanceerd voorraadbeheer is ingeschakeld, dan verschijnt het tabblad "Magazijnen" op de productpagina, waar u kunt aangeven in welk(e) magazijn(en) de producten en combinaties zijn bewaard. U kunt zelfs de locatie voor de producten en combinaties opgeven.

Image Added

U moet eerst één magazijn aanmaken (zie hieronder), voordat u een product eraan kunt koppelen en de productlocatie kunt instellen. Deze stap is belangrijk: het is belangrijk om minstens één magazijn beschikbaar te hebben voor producten. 

Magazijnbeheer 2

De functie geavanceerd voorraadbeheer maakt het mogelijk om één of meer magazijnen toe te voegen aan uw winkel. Om er een aan te maken gaat u naar de pagina "Magazijnen" onder het menu "Voorraad".

Image Added

Zodra u een nieuw magazijn hebt aangemaakt, moet u de volgende velden invullen:

• Referentie en Naam. De unieke refetentie en naam. Zorg ervoor dat u een duidelijke naam kiest: u moet het magazijn kunnen onderscheiden van de rest.
• Adres, Postcode, Stad en Land. Het fysieke adres van het magazijn. Deze informatie wordt gebruikt voor leveranciersbestellingen.
• Beheerder. Een persoon die het magazijn beheert, gekozen uit de lijst van mederwerkers. Als het account van de medewerker nog niet bestaat, dan moet u deze eerst aanmaken.
• Vervoerders. De vervoerders die toestemming hebben om te verschepen vanaf dit magazijn. Houdt de "Ctrl"-toets ingedrukt terwijl u vervoerders selecteert, om er meerdere tegelijk te kunnen selecteren.
• Beheertype. Een methode om de waarde van de voorraad te bepalen, gebaseerd op de regels in uw land. Bekijk hoofdstuk Geavanceerd voorraadbeheer voor meer informatie.
• Voorraad waardebepalingsvaluta. Een waardebepalingsvaluta voor de voorraad van dit magazijn.

Wees voorzichtig met de vervoerders die u toegang geeft, het heeft invloed op het verzendproces.

Image Added

In de situatie waar u meer dan één winkel beheert, moet u ook elke winkel koppelen aan één of meerdere magazijnen. Dit maakt het mogelijk om gelijk in te stellen vanaf welk magazijn de klantbestellingen van een gegeven winkel kunnen worden verzonden.

Zodra de magazijnen zijn aangemaakt, wordt u teruggebracht naar de lijst met magazijnen. Klik op het icoon "Bekijken" aan de rechterkant van de rij om een overzicht van de informatie te krijgen, inclusief referenties van de producten die zijn opgeslagen, de totale hoeveelheid, een algemene waardebepaling, details van de bewaarde producten en de geschiedenis van de voorraadverplaatsing van dat magazijn.

Image Added

Elke magazijnpagina bevat ook twee links aan de onderkant:

• Zie productdetails. Brengt u naar de pagina "Voorraadstatus" van het magazijn.
• Zie activiteitdetails van het magazijn. Brengt u naar de pagina "Voorraadverplaatsing" van het magazijn.

Voorraadbeheer

Nu dat u één of meerdere magazijnen hebt aangemaakt, moet u de voorraad van elk instellen. Om dat te doen gaat u naar de pagina "Voorraadbeheer" onder het menu "Voorraad".

Image Added

Alle beschikbare producten van uw catalogus worden in deze interface getoond. Als u combinaties hebt van een producten, kunt u deze beheren met de actieknop "Details".

Tijdens uw dagelijkse werkzaamheden, kunt u deze interface gebruiken om handmatig:

• Voorraad toe te voegen. Deze knop voegt de voorraad toe voor een gegeven product in een specifiek magazijn.
• Voorraad te verwijderen. Deze knop verwijderd de voorraad van een gegeven product voor een specifiek magazijn.
• Voorraad te verplaatsen. Deze knop verplaatst de voorraad van het ene magazijn naar het andere.

Image Added

De laatste twee acties verschijnen alleen als er al een voorraad is van het gekozen product in een magazijn.
De optie "Voorraad verplaatsen" verschijnt alleen als u op zijn minst twee magazijnen hebt geregistreerd.

Voorraad toevoegen aan een magazijn

Om meer voorraad toe te voegen aan een product, gebruikt u de actie "Voorraad toevoegen" voor een product of productcombinatie. Een nieuwe pagina wordt geopend, met daarin een formulier waar de belangrijkste informatie wordt getoond om u te helpen met het herkennen van een product (referentie, EAN13, UPC en naam). Deze informatie kan in dit formulier niet worden gewijzigd; daarom is deze informatie grijs.

Image Added

U moet het volgende instellen:

• Toe te voegen hoeveelheid. Dit moet een positief getal zijn. U kunt de voorraad niet verwijderen door middel van een negatief getal.
• Bruikbaar voor verkoop?. Of de hoeveelheid beschikbaar is voor verkoop of dat het bewaard moet worden in uw magazijn, totdat u een besluit neemt. In het tweede geval wordt de voorraad "gereserveerd".
• Magazijn. Kies het magazijn waar de voorraad wordt verhoogd. In dit formulier kan één magazijn worden gekozen. U moet de voorraad per magazijn verhogen.
• Eenheidsprijs (btw excl.). De eenheidsprijs van het product ten tijde van de toevoeging. Dit is bedoeld voor waardebepalingen.
• Valuta. De valuta van de eenheidsprijs. Als de gewenste valuta niet beschikbaar is, dan moet u deze eerst toevoegen op de pagina "Valuta's" onder het menu "Lokalisatie", of een lokalisatiepakket importeren.
• Label. Een label voor de voorraadverplaatsing die u genereert. Dit is puur bedoeld voor de eigen administratie.

Voorraad verwijderen uit een magazijn

Als u een bepaalde hoeveelheid wilt verwijderen, dan moet u de actie "Voorraad verwijderen" gebruiken. Een nieuwe pagina wordt geopend, met daarin een formulier waar de belangrijkste informatie wordt getoond om u te helpen met het herkennen van een product (referentie, EAN13, UPC en naam). Deze informatie kan in dit formulier niet worden gewijzigd; daarom is deze informatie grijs.

When you want to remove a certain quantity of product stock, you must use the "Remove stock" action (down arrow, available only when there already are products in stock). A new page opens, containing a form where the most important information is displayed in order to help you identify a product with certainty (reference, EAN13 and UPC code, and name). This information cannot be changed from this form, therefore it is grayed out.

You must then set:

• Quantity to remove. This must be a positive number. You cannot add stock by using a negative number.
• Usable for sale. Whether this quantity should be removed from the usable quantity or from the whole physical quantity (including the reserved one).
• Warehouse. From which warehouse that quantity should be removed. The form lets you remove product stock from only one warehouse at a time. If you need to remove stock for this product in more than one warehouse, you must make the entire removing process again for each warehouse.
• Label. A label for the stock movement that you are generating, for future reference. This is purely informational.

Transferring stock from one warehouse to another

The stock transfer enables you to transfer stock from one warehouse to another, or from one status to another (usable in store / reserved) within a single warehouse. Click on the "Transfer stock" action (sideways arrows, available only when there already are products in stock). A new page opens, containing a form where the most important information is displayed in order to help you identify a product with certainty (reference, EAN13 and UPC code, and name). This information cannot be changed from this form, therefore it is grayed out.

You must then set:

• Quantity to transfer. This must be a positive number.
• Source warehouse. The warehouse from which you want to transfer some products, or where you want to change the status of some of the stock.
• Is this product for sale in your source warehouse?. Whether the quantity to remove from the "source" warehouse should be from the "usable for sale" stock or the "reserved" stock.
• Destination warehouse. The warehouse to which you want to transfer some products. If you simply want to change the status of some of the stock from your source warehouse, make sure to select the same warehouse in this form.
• Is this product usable for sale in your destination warehouse?. Whether the quantity to add to the "destination" warehouse is usable for sale or reserved. This is also the option to use when you simply want to change the status of some of the stock in the source warehouse:
  • If you do not want to change status while moving warehouses: make sure both "Use for sale?" option are set alike.
  • If you do want to change status, whether within the same warehouse or while moving warehouses: make sure both "Use for sale?" option are set differently.

For these operations, all that is related to valuations is run automatically according to the management method chosen for each warehouse. Currency conversions work the same.

Stock Movement

This interface enables you to view the stock movement history. You can display all of the stock movements, or only those tied to one warehouse. Filters can be applied to refine your search.

Image Removed

When the "Filter movements by warehouse" drop-down list is set to a warehouse, you can make a CSV export of the obtained list.

Instant Stock Status

This interface enables you to have an instant overview of your stock, either globally or per warehouse. The numbers are current.

Image Removed

For each product or product combination in stock, the following indicators are available:

• Unit price (tax excluded).
• Product valuation depending on the physical quantity of stock. The sum (for all prices) is not available for all warehouses, please filter by warehouse.
• Physically available stock.
• Stock that is usable for sale.
• Real quantity (physical usable quantity - client orders + supply Orders).

As appropriate, and depending on the chosen valuation method, the breakdown of the unit prices and of the associated valuations is available by clicking on the "Details" action.

Moreover, for a given warehouse, you have two ways to export the current list in CSV format:

• Export the indicators tied to the quantities.
• Export the indicators tied to the valuation (prices).

Stock Coverage

This interface enables you to overview the coverage of your stock. The coverage indicates how many days your current stock can last. This information is very useful, as it helps you predict the necessary restocking. Coverage is calculated according to previously registered stock movements.

Image Removed

You can get the stock coverage for all the warehouses, or for a single warehouse.
You can also set the time period (one week, two weeks, three weeks, one month, six months, a year) of registered stock movement which is to be taken into account when calculating the coverage.
Finally, you can highlight the stock coverage which is below a given number of days. This will highlight the relevant products, helping you identify them quicker.

In order to view the stock coverage of product combinations, you have to click the "Details" action of the product.

Supply orders

One of the major features of the stock manager is the ability to place orders to suppliers so as to better manage your restocking.
This interface enables you to manage all your supplier orders, as well as reusable order templates.

Image Removed

The order template creation process is the same as the order creation process (except for the "Expected delivery date" field). We will therefore only explain the order creation process.

Creating a new order

The creation of an order for a supplier can be broken down in two steps: creating the order, then adding products to it.

Image Removed

So, the first step is to define the order's headers:

• Set the unique reference number. This is an administrative number; do not put any seemingly unique number.
• Select the supplier. If the supplier you want is not in the drop-down list, you must create it in the "Suppliers" page, under the "Catalog" menu.
• Select the warehouse which will take delivery of the order. You must have created at least one warehouse.
• Select the currency in which the order will be formalized. If needed, you can create or import a currency using, respectively, the "Currencies" or "Localization" page under the "Localization" menu.
• Select the language in which the order will be formalized. If needed, you can create or import a language using, respectively, the "Languages" or "Localization" page under the "Localization" menu.
• If needed, set the global discount on the order (in percentage). You can just leave it at "0" if you do not have a discount on this order.
• If needed, set the physical quantity of a product below which all the products have to be restocked, and are therefore to be added to the order automatically. Each pre-added product will be ordered with a quantity equal to the entered quantity, minus the already available quantity.
• Set the expected delivery date.

The second step consists of adding actual products to the order. To make that second step, you can either:

• Click on the "Save order and stay" button.
• Click on the "Save order" button. You are taken back to the list of supply orders: click on the "Edit" action for the order you just created.

The interface of the order creation form has been updated with a second form below the previously-filled fields. You must use that second form to add products to your order, using the integrated search engine. The products that you add appear in a new list.

Image Removed

For each product, you must set or update the unit purchase price (tax excluded), the quantity to order, any applicable tax rate, and any product-specific discount.

Once the order is created, it appears in the list with the "Creation in progress" status. This status enables you to view and edit the information that were previously entered as well as add products to the order. You will not be able to change the order once you change its status to "Order validated".

You need to follow through for the whole order process, always indicating its status change in PrestaShop's interface. This is what the first action button of the list ("Change state") is for: click on it to reach the status changing form. See the "Changing the status of a supplier order" section below for more information on the available statuses, and see the "Registering the reception of products" to understand how to follow through on a supply order.

The "+" icon in the supply order list displays the order's history, which enables you to see who did what and when.

Order template creation

The whole point of creating a template is to serve as a basis for new orders.

Image Removed

The supply order template creation process is the same as the one for a real order, except that:

• You do not have to set a planned delivery date.
• The "Automatically load products" value will be the quantity to order for the loaded products, not the stock/typed value difference.

Image Removed

Moreover, contrary to an ordinary supply order:

• A template does not have a status.
• A template can be deleted.
• A template has no edit history.

Once you have created your template, you only need to use the "Use this template to create a supply order" action from the template list (the "two windows" icon) to start creating an order.

Changing the status of a supply order

Each order has many available actions (in the "Actions" column of the order list). One of them enables you to edit the status: the "Change state" one. There are six possible default statuses, but you can add your own (see the "Configuration" section of this chapter).

Image Removed

An order's status helps you understand your stock movements at a glance thanks to their color code. Here is the significance of the six default statuses:

1. Creation in progress. This is when you are in the first step of the creation step, where you can edit everything.
2. Order validated. This status validates the order and freezes the information it contains (purchase prices, quantities, etc.). At this step, a new action appears in the "Actions" column, which enables you to edit the invoice that is sent to the supplier in PDF format.
3. Pending receipt. As soon as the supplier has received and validated your invoice, you have to change the supply order's status to "Pending receipt".
4. Order received in part. As soon as a delivery is made, you must switch the order to this status. There can be multiple deliveries, and a delivery history is logged for each product. The restocking is made with each delivery.
5. Order received completely. Once an order is completely delivered, or partially because of a partial cancellation, it should be switched to this status. Stocks are unaffected in this case, and it is possible to perform actions on the order.
6. Order canceled. This status is to be given to canceled orders, whatever the reason. Stocks are unaffected in this case, and it is not possible to perform actions on the order.

With each status change, the status drop-down selector evolves in order to present only the possible status changes, in regard to the current status. The unavailable statuses are grayed out.

Details of a supplier order

Clicking the "View" icon from the list of supply orders enables you to get a synthetic view of your order. 
You can also download the invoice generated as a PDF file (provided the order is validated by you) from the list of orders or from the status change page.

The "Details" action enables you to display the status change history for the current order.

Registering the reception of products

You must change the status of your supply order within PrestaShop as soon as actions are taken in the real world. This is done using the "Change state" action in the "Actions" column from the list of orders. The form in this page always preselects the next logical status, but you are free to choose any of the other statuses available.

While you are preparing the supply order, keep its status to "Creation in progress". Once you are done preparing the order, switch it to "Order validated", then print the invoice PDF and send it to your supplier. As soon as your supplier confirms the reception of the invoice, change the status to "Pending receipt".

During the "Pending receipt" and "Order received in part" statuses, a new action is available in the "Actions" column. Using the "truck" icon, the "Update ongoing receipt of products" action enables you to register the reception of products for a given order during the current day.
The form that opens after clicking that "truck" action enables you to see how many items were expected, and to indicate the quantity of product delivered for each product that day. Click the "Update selected" button to mark the selected products as received with the number of items you indicated in the "Quantity received today?" field. The checkbox on the left of each row must be checked for PrestaShop to take that line into account.

For each product, a reception history is available ("+" action), as well as an indication of the received quantity, the expected quantity, and the remaining quantity. If the "received quantity" is equal to the "expected quantity", the corresponding row is highlighted in green. If you received more than expected, it is in red.

When all the products from the order have been received, you must manually change the supply order's status to "Order received completely". This ends the supply order process, and a new "Export" action appears, which you can use to download a CSV file of all the information pertaining to that order.

CSV export

Using the supply orders interface, you can filter the list of orders or the details of these orders so that you may export it, according to the current filters (reference, supplier, etc.).
Moreover, you can choose not to display the orders that are completed or canceled, using the appropriate checkbox.

Configuration

The configuration page enables you to customize the way certain parts of the advanced stock manager work:

• The available statuses for a supply order.
• The labels for the stock movements.
• The default statuses for some stock movements which are used throughout the solution.

Adding a new default order status

You can add custom statuses corresponding to your business line. You cannot delete a default status.

The list on the main page enables you to get a better perspective of the available statuses, and how they can impact an order.

Click the "Add new" button to reach the creation form.

Image Removed

A status has a label, a color, and enables you to define whether:

• The order can be edited. As long as the order is editable, it cannot be sent to the supplier.
• The order delivery note can be generated.
• Product reception is ongoing, meaning that you have not yet received all the ordered products.
• Product delivery is still pending, meaning that you are still waiting for any product to arrive.

Adding a stock movement label

It is possible to add more labels to stock movements. Click the "Add new" button from the "Stock movement labels" section to access the creation form.

Image Removed

You simply have to set a name for the label, and indicate whether it pertains to stock increase or decrease. Those labels can be used when adding/removing/transferring stock manually (as explained earlier).

Changing default supply order labels

It is possible to choose the default stock movement labels in the following standard cases:

Image Removed

...

 Een nieuwe pagina wordt geopend, met daarin een formulier waar de belangrijkste informatie wordt getoond om u te helpen met het herkennen van een product (referentie, EAN13, UPC en naam). Deze informatie kan in dit formulier niet worden gewijzigd; daarom is deze informatie grijs.

U moet het volgende instellen:

• Te verwijderen hoeveelheid. Dit moet een positief getal zijn. U kunt de voorraad niet verhogen door een negatief getal in te voeren.
• Bruikbaar voor verkoop?. Of deze hoeveelheid verwijderd moet worden van de beschikbare hoeveelheid of van de fysieke voorraad (inclusief de gereserveerde producten).
• Magazijn. Van welk magazijn de hoeveelheid verwijderd moet worden. Dit formulier laat u productvoorraad verwijderen van slechts één magazijn per keer. Als u de voorraad van meerdere magazijnen moet verwijderen, dan moet u het gehele proces weer doorlopen voor de andere magazijnen.
• Label. Een label voor de voorraadverplaatsing die u genereert. Dit is puur bedoeld voor de eigen administratie.

Voorraad verplaatsen

Met voorraadverplaatsing kunt u de voorraad van het ene magazijn naar het andere magazijn verplaatsen, of de status wijzigen binnen een magazijn. Klik op de actieknop "Voorraad verplaatsen". Een nieuwe pagina wordt geopend, met daarin een formulier waar de belangrijkste informatie wordt getoond om u te helpen met het herkennen van een product (referentie, EAN13, UPC en naam). Deze informatie kan in dit formulier niet worden gewijzigd; daarom is deze informatie grijs.

U moet het volgende instellen:

• Hoeveelheid om te verplaatsen. Dit moet een positief getal zijn.
• Bronmagazijn. Het magazijn vanwaar u de voorraad wilt verplaatsen of de status van de voorraad wilt wijzigen.
• Is dit product beschikbaar voor verkoop in uw bronmagazijn?. Hier kunt u opgeven of de voorraad die u wilt verplaatsen beschikbaar is voor verkoop.
• Doelmagazijn. Het magazijn waartoe u de voorraad wilt verplaatsen. Als u de status van de voorraad wilt wijzigen dan moet u hier hetzelfde magazijn kiezen.
• Is dit product beschikbaar voor verkoop in uw doelmagazijn?. Hier kunt u opgeven of de hoeveelheid dat word toegevoegd aan het doelmagazijn beschikbaar is voor verkoop. Dit is ook de optie waar u de status van de voorraad in uw bronmagazijn kunt aanpassen:
  • Als u de status niet wilt wijzigen terwijl u de voorraad verplaatst: dan houdt u de optie gelijk.
  • Als u de status wilt wijzigen, ongeacht of deze in hetzelfde magazijn blijft: dan moet u de optie veranderen.

Voor deze verrichtingen, wordt alles dat gerelateerd is aan waardebepalingen automatisch ingesteld volgens het beheerssysteem. Hetzelfde geldt voor valuta.

Voorraadverplaatsing

Deze interface maakt het mogelijk om de geschiedenis van uw voorraadverplaatsing te bekijken. U kunt alle verplaatsingen inzien, of de verplaatsingen die verbonden zijn aan één magazijn. Filters kunnen worden toegepast om uw zoekopdracht te verfijnen.

Image Added

Als de dropdown-lijst "Ondertekenen" is gezet op een magazijn, dan kunt u een CSV-export maken van de verkregen lijst.

Huidige voorraad status

Deze interface maakt het mogelijk om gelijk een overzicht te krijgen van uw voorraad. Dit kan globaal zijn of per magazijn. Het zijn de huidige getallen.

Image Added

Voor elk product of productcombinatie dat op voorraad is, zijn de volgende indicatoren beschikbaar:

• Eenheidsprijs (exclusief btw).
• Waardebepaling dat afhankelijk is van de fysieke hoeveelheid op voorraad. De som (van alle prijzen) is niet beschikbaar als alle magazijnen worden weergeven. Filter daarvoor op magazijn.
• Fysieke hoeveelheid.
• Bruikbare aantal.
• Echte aantal (fysieke hoeveelheid - klantbestellingen + leveranciersbestellingen).

Afhankelijk van de gekozen methode voor waardebepaling wordt de breakdown van de eenheidsprijzen van de gekoppelde bepalingen beschikbaar gesteld met de actieknop "Details".

Voor een specifiek warenhuis hebt u twee manieren om een CSV-export te maken:

• Exporteer de indicatoren gebonden aan de hoeveelheden.
• Exporteer de indicatoren gebonden aan de waardebepaling (prijzen).

Vooraaddekking

Deze interface maakt het mogelijk om een overzicht te krijgen van uw voorraad. De dekking geeft aan hoelang uw producten op voorraad blijven. Deze informatie is erg nuttig, omdat het u helpt bij het voorspellen wanneer u opnieuw een bestelling moet plaatsen. De dekking wordt geschat aan de hand van vorige verplaatsingen.

Image Added

U kunt de voorraaddekking voor alle magazijnen bekijken of voor een enkel magazijn.
U kunt ook de tijdsperiode instellen (één week, twee weken, drie weken, een maand, zes maanden of een jaar) van de geregistreerde verplaatsingen die gebruikt worden voor de berekening van de dekking.
Als laatste kunt u de dekking highlighten als deze onder een gegeven aantal dagen komt. Hierdoor worden relevante producten beter zichtbaar, waardoor u ze sneller herkent.

Om de voorraaddekking van productcombinaties te bekijken moet u op de actieknop "Details" van het product klikken.

Leveranciersbestellingen

Eén van de belangrijkste functies van het beheersysteem is de mogelijkheid om bestellingen te plaatsen bij leveranciers om gemakkelijker uw voorraad weer aan te vullen.
Deze interface maakt het mogelijk om al uw leveranciersbestellingen te beheren, samen met beschikbare besteltemplates.

Image Added

Het aanmaken van een besteltemplate is hetzelfde als het aanmaken van een gewone bestelling (behalve het veld "Verwachte bezorgdatum"). Daarom wordt hier alleen het aanmaakproces uitgelegd.

Een nieuwe bestelling aanmaken

Het aanmaken van een leveranciersbestelling kan worden opgesplitst in twee stappen: een bestelling aanmaken, daarna producten toevoegen.

Image Added

Dus, de eerste stap is om de informatie van de bestelling in te voeren:

• Kies het unieke referentienummer. Dit is een administratief nummer; dit moet een logisch nummer zijn.
• Kies de leverancier. Als de leverancier die u wilt er niet bij staat, dan moet u deze aanmaken op de pagina "Leveranciers" onder het menu "Catalogus".
• Kies het magazijn waar de bestelling wordt geleverd. U moet minstens één magazijn toevoegen.
• Kies de valuta waarin de bestelling wordt aangemaakt. Als het nodig is kunt u een valuta aanmaken of importeren door gebruik te maken van de pagina "Valuta's" of "Lokalisatie" onder het menu "Lokalisatie".
• Kies de taal van de bestelling. Als het nodig is kunt u een taal aanmaken of importeren door gebruik te maken van de pagina "Talen" of "Lokalisatie" onder het menu "Lokalisatie".
• Als het nodig is, kunt u de algemene korting instellen (als percentage). U kunt dit op "0" laten als u geen korting wilt toepassen op deze bestelling.
• Als het nodig is, kunt u de fysieke hoeveelheid van een product instellen waaronder de producten weer opnieuw op voorraad gebracht moeten worden.
• Kies de verwachte bezorgdatum.

De tweede stap bestaat uit het toevoegen van huidige producten aan de bestelling. Om de tweede stap uit te voeren, kunt u:

• Klikken op de knop "Opslaan en blijven".
• Klikken op de knop "Opslaan". U wordt teruggebracht naar de lijst met leveranciersbestellingen, klik op de actieknop "Wijzigen" voor de bestelling die u zojuist hebt aangemaakt.

Het aanmaakformulier voor een leveranciersbestelling wordt bijgewerkt met een tweede formulier onder de velden die eerder zijn ingevuld. U moet het tweede formulier gebruiken om producten aan uw bestelling toe te voegen en gebruik maken van de ingebouwde zoekmachine. De producten die u toevoegt verschijnen in een nieuwe lijst.

Image Added

Voor elk product moet u de eenheidsprijs instellen of bijwerken (exclusief belasting), de hoeveelheid om te bestellen en een btw-tarief invoeren en een kortingspercentage.

Zodra de bestelling is aangemaakt verschijnt het in de lijst met de status "Bezig met aanmaken". Door op de rij te klikken kunt u kunt u de informatie inzien en bewerken van de bestelling. U kunt de bestelling niet bewerken, zodra de status is gewijzigd in "Bestelling bevestigd".

U moet het gehele orderproces doorlopen, en altijd de statusverandering aangeven in de interface van PrestaShop. Dit is waar de eerste actieknop actieknop van de lijst voor is bedoeld ("Status wijzigen"): klik op deze knop het formulier te bereiken waar u de status kunt wijzigen. Bekijk de sectie "Ontvangst van de producten bevestigen" om te leren hoe een leveranciersbestelling wordt afgerond.

Een template aanmaken voor een leveranciersbestelling

Een template is bedoeld als basis voor nieuwe bestellingen.

Image Added

Het aanmaken van een template van leveranciersbestellingen is hetzelfde als het aanmaken van een echte bestelling, behalve:

• U hoeft geen verwachte bezorgdatum in te voeren.
• De waarde "Automatisch product laden" staat voor de hoeveelheid die besteld wordt voor geladen producten, niet voor het verschil in voorraad.

Image Added

In tegenstelling tot een gewone leveranciersbestelling:

• Heeft een template geen status.
• Kan een template wél verwijderd worden.
• Heeft een template geen bestelgeschiedenis.

Zodra u uw template hebt aangemaakt, hoeft u alleen nog de actie "Gebruik deze template om een leveranciersbestelling aan te maken" te gebruiken vanuit de templatelijst (het icoontje met de twee "papiertjes") om een bestelling aan te maken.

De status van een leveranciersbestelling wijzigen

Elke bestelling heeft veel beschikbare acties (in de actiekolom van de bestellijst). Eén daarvan maakt het mogelijk om de status te wijzigen: de knop met de tekst "Status wijzigen". Er zijn standaard zes statussen beschikbaar, maar u kunt uw eigen status toevoegen (bekijk daarvoor de sectie "Configuratie" in dit hoofdstuk).

Image Added

De status van een order geeft een snel overzicht van voorraadverplaatsingen, dankzij de kleurcode. Hieronder is opgesomd wat de statussen betekenen:

1. Bezig met aanmaken. Dit is de eerste stap van het aanmaakproces, waarin u de bestelling nog kunt wijzigen.
2. Bestelling bevestigd. Deze status bevestigt de bestelling en bevriest de informatie die het bevat (inkoopprijzen, aantallen, etc.). Tijdens deze stap verschijnt er een nieuwe actieknop in de actiekolom, waar u de inkoopfactuur kunt bekijken.
3. In afwachting van ontvangst. Zodra de leverancier uw inkoopfactuur heeft ontvangen en bevestigd, kunt u de status veranderen in "In afwachting van ontvangst".
4. Bestelling gedeeltelijk ontvangen. Zodra er is geleverd, moet u de bestelling wijzigen naar deze status. Er kunnen meerdere leveringen zijn en een bestelgeschiedenis wordt bijgehouden voor elk product. De voorraad wordt bij elke levering opgehoogd.
5. Bestelling geheel ontvangen. Zodra een bestelling helemaal is geleverd of gedeeltelijk vanwege een gedeeltelijke annuleren, dan gebruikt u deze status. De voorraad wordt in dit geval niet beïnvloed, en het is mogelijk om acties uit te voeren op de bestelling.
6. Bestelling geannuleerd. Deze status wordt gegeven aan orders die zijn geannuleerd, wat de reden ook is. Voorraad wordt in dit geval niet aangepast en het is niet meer mogelijk om de bestelling te wijzigen.

Met elke statusverandering verandert de selector met statussen, om elke keer de beste status aan te geven. De statussen die niet meer beschikbaar zijn, zijn grijs gemaakt.

Details van een leveranciersbestelling

Door te klikken op de knop "Bekijken" vanuit de bestellijst, wordt u naar een overzicht gestuurd van uw bestelling.
U kunt hier ook de factuur downloaden als PDF-bestand.

De actieknop "Details" toont de afgelopen statusveranderingen.

De ontvangst van producten bevestigen

U moet de status van een leveranciersbestelling binnen PrestaShop wijzigen, zodra er iets in de echte wereld verandert. Dit wordt gedaan met de actieknop "Status wijzigen" in de actiekolom vanuit de lijst met bestellingen. Het formulier op dezes pagina selecteert alvast de volgende logische status, maar u bent vrij om één van de andere beschikbare statussen te kiezne.

Als u een leveranciersbestelling voorbereid, dan laat u de status op "Bezig met aanmaken". Zodra u klaar bent, kunt u dit bevestigen met de status "Bestelling bevestigd", daarna print u de factuur en stuurt u deze naar de leverancier. Zodra uw leverancier de ontvangst bevestigd kunt u de status wijzigen in "In afwachting van ontvangst".

Tijdens de statussen "In afwachting van ontvangst" en "Bestelling gedeeltelijk ontvangen" is er een nieuwe actie mogelijk in de actiekolom. Door gebruik te maken van het icoontje met de vrachtwagen, de actie "Update lopende bestelling van producten", kunt u de ontvangst van producten gedurende de dag bevestigen.
Het formulier dat wordt geopend door op de knop te klikken toont u het aantal items dat was verwacht en maakt het mogelijk om aan te geven hoeveel producten zijn geleverd. Klik op de knop "Update selected items" om de opgegeven hoeveelheid van de producten te markeren als ontvangen. De checkbox aan de linkerkant van de regel moet worden aangevinkt om ervoor te zorgen dat PrestaShop de regel meerekent.

Voor elk product is de ontvangstgeschiedenis beschikbaar (actieknop met "+") samen met een indicatie van de ontvangen hoeveelheid, de verwachte hoeveelheid en de resterende hoeveelheid. Als de ontvangen hoeveelheid gelijk is aan de verwachte hoeveelheid dan wordt de rij groen. Als u meer hebt ontvangen dan verwacht, dan wordt deze rij rood.

Als alle producten van de bestelling zijn ontvangen, dan moet u handmatig de status wijzigen in "Bestelling geheel ontvangen". Dit eindigt het bestelproces en een nieuwe actieknop met de naam "Exporteren" verschijnt. Deze kunt u gebruiken om een CSV-bestand te downloaden met alle relevante informatie van de bestelling.

CSV export

Door gebruik te maken van de leveranciersbestellingen-interface, kunt u de lijst met bestellingen of de gegevens van deze bestellingen filteren, zodat u een aangepast bestand kunt exporteren, aangepast aan de filters (referentie, leverancier, etc.).
U kunt er ook voor kiezen om bestellingen die zijn voltooid of geannuleerd niet langer weer te geven.

Configuratie

De configuratiepagina maakt het mogelijk om de werking van het geavanceerde voorraadbeheersysteem aan te passen:

• De beschikbare statussen voor een leveranciersbestelling.
• De labels van de voorraadverplaatsingen.
• De standaardstatussen voor sommige verplaatsingen die zijn uitgevoerd.

Een nieuwe bestelstatus toevoegen

U kunt aangepaste statussen toevoegen. U kunt een standaardstatus niet verwijderen.

De lijst op de hoofdpagina geeft u een beter perspectief van de beschikbare statussen en de invloed die ze hebben op een bestelling.

Klik op de knop "+" om het aanmaakformulier te bereiken.

Image Added

Een status heeft een label, een kleur en maakt het mogelijk om aan te geven of:

• De bestelling kan worden gewijzigd. Zolang de bestelling kan worden bewerkt, kan het niet worden verzonden naar de leverancier.
• De inkoopfactuur kan worden gegenereerd.
• De producten worden momenteel ontvangen. Dit betekent dat u nog niet alle bestelde producten binnen hebt.
• Productlevering is nog steeds gaande. Dit betekent dat u nog wacht op de levering.

Een label voor voorraadverplaatsing toevoegen

Het is mogelijk om meer labels te koppelen aan voorraadverplaatsingen. Klik op de knop "+" vanuit de sectie "Voorraad: voorraad verplaatsing label" om het aanmaakformulier te bereiken.

Image Added

U kunt een naam opgeven voor de label een aangeven of de voorraad opgehoogd of verlaagd wordt. De labels kunnen worden gebruikt als u de voorraad handmatig toevoegt/verwijdert/verplaatst.

De standaardlabels wijzigen

Het is mogelijk om de standaardlabels voor voorraadverplaatsing in sommige gevallen aan te passen:

Image Added

• Stijging (handmatig).
• Daling (handmatig).
• Standaard de voorraad verlagen na een klantbestelling.
• Standaard de voorraad ophogen na een leveranciersbestelling.